デザイナー必見！案件管理は簡単操作のGoogleスプレッドシートで効率化

なぜデザイナーに「案件管理」が必要なのか

Webデザイナーやグラフィックデザイナー、フリーランスなど、少人数で業務を回すクリエイターにとって、「案件管理」は制作と同じくらい重要な基盤です。

複数のクライアントから案件を同時に受けることも多く、進行状況や納期、修正対応、請求のタイミングなどを正確に把握していなければ、業務の抜け漏れや納期遅延につながります。

特に個人で活動するデザイナーは、営業・制作・請求・外注管理までを一人で担うケースが多く、感覚的な管理では限界があります。

プロジェクトマネジメントの国際標準「PMBOK® Guide」でも、情報の一元化と進行管理の重要性が強調されています。案件管理の仕組みを整えることで、属人化を防ぎ、制作以外の煩雑なタスクを整理・最適化することができます。

出典：PMBOK® Guide | Project Management Institute

感覚・記憶頼みの管理では限界がある

「どの案件が今週納期だったか」「あの修正依頼は対応済みだったか」——こうした情報をすべて記憶に頼って管理するのは、デザイナーにとって大きなリスクです。

制作業務を進めながら複数の案件管理を同時に行うと、どうしてもタスクの抜け漏れや連絡ミスが発生しやすくなります。

人間のワーキングメモリには上限があるため、頭の中だけで複数案件の進行を正確に把握するのは現実的ではありません。

案件ごとの納期・ステータス・連絡履歴などをスプレッドシートなどのツールに記録することで、情報を外部化し、ミスの発生を防げます。

このように、感覚や記憶に頼らず、明示的な「案件管理」の仕組みを持つことは、デザイナーが本来の制作業務に集中するための第一歩です。

複数案件を抱えるほど「見える化」の重要性が増す

デザイナーが複数案件を並行して進める際には、「案件管理の見える化」が欠かせません。

進行中の案件、修正待ちの案件、請求準備中の案件などを一覧で確認できる状態をつくることで、優先順位付けやスケジュール調整が容易になります。

特別なツールを使わなくても、Googleスプレッドシートのような無料ツールで十分対応可能です。

案件ごとにステータスや納期、担当、メモ欄などを整理すれば、進行状況がひと目で把握できるようになり、作業の抜け漏れや認識違いを防げます。

見える化は「効率化」のためだけでなく、クライアントやチームメンバーとの信頼関係を築くためにも有効です。

情報を整理・共有することで、案件全体の流れが明確になり、安心して制作を進められる環境が整います。

外注やチーム連携にも直結する管理基盤

デザイナーが個人で仕事を進めていても、外注スタッフやクライアント、ディレクターなど複数の関係者が関わることは少なくありません。

その際、案件管理を適切に仕組み化しておくことが、連携のスムーズさを左右します。

PMBOK® Guideでも「情報共有の一元化」がプロジェクト成功の鍵とされています。

進行状況・修正内容・納期などをスプレッドシートで整理・共有することで、伝達ミスや認識のズレを防ぎ、全員が同じ情報をもとに動けるようになります。

また、外注スタッフへのタスク指示や進捗管理もシート上で完結できるため、デザイナー自身が制作に集中できる時間を増やせます。

案件管理の基盤を整えることは、個人でもチームでも成果を安定させる重要なステップです。

出典：PMBOK® Guide | Project Management Institute

スプレッドシートでできる！デザイナー向け案件管理の基本

「案件管理」というと、専用のプロジェクト管理ツールを導入しなければならないと考える人もいますが、実はデザイナーの業務では Googleスプレッドシートだけでも十分に対応可能です。

進行状況や納期、請求タイミングなどを一元的に整理することで、複数案件を抱えるデザイナーでも、制作に集中できる環境を整えられます。

スプレッドシートは無料で使えるうえ、柔軟な列設計・条件付き書式・フィルター機能などを活用することで、自分の案件管理スタイルに合わせて自由にカスタマイズできます。

さらに、リアルタイムでの共有・編集が可能なため、外注スタッフやクライアントとの情報共有にも適しています。

この章では、デザイナーが案件管理をスプレッドシートで行うための基本的な考え方と、実践で役立つ設定・設計のコツを紹介します。

無料で始められる、柔軟な管理ツール

Googleスプレッドシートは、デザイナーが「案件管理」を始めるうえで非常に相性の良いツールです。

インターネット環境さえあれば無料で利用でき、専用ソフトをインストールする必要もありません。

Webブラウザ上で簡単にアクセスできるため、パソコンだけでなくスマートフォンからも案件情報を確認・更新できます。

また、行・列の構成やセルの書式設定、条件付き書式などを使えば、進行状況や納期を自分の制作フローに合わせて柔軟に設計できます。

複雑なツールの操作を覚える必要もなく、日頃から表計算ソフトに慣れている人ならすぐに活用可能です。

フリーランスのデザイナーや小規模チームでも、初期コストをかけずに案件管理を始められるのは大きなメリットです。案件が増えても、運用方法を自分で拡張・調整していける点も魅力です。

プロジェクト進行に合わせた列設計のコツ

スプレッドシートで案件管理をする際に重要なのが「列の設計」です。列設計を工夫することで、案件の進行状況をひと目で把握でき、抜け漏れのない管理が可能になります。

たとえば、基本的な案件管理の列としては「クライアント名」「案件名」「ステータス」「納期」「担当」「連絡履歴」「請求状況」などが挙げられます。

デザイナーによって制作フローは異なるため、自分の業務の流れに沿って項目を取捨選択するのがポイントです。

さらに、条件付き書式を活用して「納期が近い案件を自動で色付けする」「完了した案件はグレーアウトする」といった設定を行えば、進行状況を視覚的に把握できます。

プロジェクト管理ツールに劣らない柔軟さを、無料で実現できるのがスプレッドシートの強みです。

共有設定と権限管理でチーム連携も簡単に

Googleスプレッドシートの大きな利点のひとつが、リアルタイムでの共有と権限管理機能です。

外注スタッフやディレクター、クライアントなど複数の関係者と「案件管理」の情報を同時に閲覧・更新できるため、メールやチャットでのやり取りだけでは発生しがちな認識ズレを防げます。

権限設定では、「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」など細かくレベルを分けられるため、情報共有の安全性も確保可能です。

たとえば、クライアントには閲覧権限だけを付与し、外注パートナーには編集権限を与えるなど、役割に応じた設定ができます。

デザイナーが複数案件を効率的に回すには、関係者との情報共有をスムーズにする仕組みが不可欠です。

スプレッドシートの共有機能を活用すれば、追加費用なしでシンプルかつ実践的な連携基盤を構築できます。

おすすめの案件管理スプレッドシート構成例

スプレッドシートで「案件管理」を行うときは、列の並びや項目の構成次第で使い勝手が大きく変わります。

特に、複数案件を同時進行するデザイナーにとっては、一目で進行状況や優先度を把握できる構成が非常に重要です。

高機能な管理ツールのように複雑な設定は必要ありません。Googleスプレッドシートの基本的な機能だけで、ステータス・納期・タスク・請求・外注管理などを1シートにまとめ、柔軟に運用できます。

ここでは、デザイナーが実務で活用しやすい案件管理シートの構成例を紹介します。

最初から完璧なフォーマットを目指すのではなく、シンプルな形から始めて、自分の業務フローに合わせて項目を増やすことがポイントです。

ステータス・納期・タスク・請求など基本項目

デザイナーが案件管理をスプレッドシートで行う場合、まず押さえておきたいのが「基本項目」の設計です。

最低限の情報を整理しておくことで、案件の進行状況や請求漏れを防ぎ、全体を見渡せる仕組みが整います。

基本的な列構成としては、以下のような項目が有効です。

• クライアント名／案件名：どの仕事かを明確にする基本情報
• ステータス：進行中・修正待ち・完了などを分類
• 納期：スケジュール管理の中核となる要素
• タスク：具体的な対応内容のメモ
• 請求状況：請求済・未請求・入金済などの管理

これらを整備するだけで、案件管理の精度は大きく向上します。

デザイナーが複数案件を同時に抱える場合でも、どこにボトルネックがあるかが明確になり、対応の優先順位付けが容易になります。

進行・請求・外注管理を1シートにまとめる方法

複数のスプレッドシートを使って管理しようとすると、情報が分散してかえって複雑になることがあります。

デザイナーにおすすめなのは、進行・請求・外注管理を1シートに集約する方法です。これにより、ひとつの画面で案件全体の流れを把握でき、管理コストが大幅に下がります。

具体的には、1行を1案件として扱い、進行ステータス・納期・担当・請求状況・外注有無などの列を追加していきます。

外注が発生する案件は「外注先」「納期」「金額」などの列を加えることで、請求と支払いの双方を一元管理可能です。

Googleスプレッドシートは列の追加・削除が柔軟にできるため、自分の制作フローに合わせて拡張していくのがポイントです。

最初は最小構成で始め、運用しながら必要な列を追加していくと無理なく定着します。

フィルター・条件付き書式で一目で状況を把握

スプレッドシートのフィルター機能や条件付き書式を活用すると、複数案件の管理がさらに効率的になります。

フィルターを使えば、進行中の案件だけ、未請求の案件だけ、といった絞り込みが簡単に行えます。

大量の案件が並んでも、目的の情報を瞬時に探し出せるのが強みです。

条件付き書式を設定すれば、納期が近い案件を赤色で表示する、完了した案件をグレーアウトする、といった視覚的な整理も可能です。

進行状況を「見える化」することで、案件の優先順位が直感的に把握でき、対応漏れの防止につながります。

デザイナーが案件管理を行う上で、これらの機能は非常に実践的です。

複雑な管理ツールを使わなくても、スプレッドシートだけで一目で全体像をつかめる仕組みを構築できます。

テンプレートを活用して「簡単に」管理を始める

案件管理を始めようとすると、最初から完璧なシートを作ろうとして時間がかかってしまうデザイナーも少なくありません。

しかし、Googleスプレッドシートを使えば、テンプレートを活用して 「すぐに」「簡単に」案件管理を始める ことが可能です。

Googleの公式テンプレートや、自分で一度作ったシートを複製して使うだけで、ゼロから設計する手間を省けます。

基本項目さえ整っていれば、ステータスや納期、請求などの管理はすぐに形になります。まずは最低限の構成で案件管理をスタートし、実際の業務に合わせて少しずつ改善していくのが効率的です。

特に複数案件を並行するデザイナーにとって、テンプレートの存在は管理の「初速」を高める大きな助けになります。

最初は最小限でOK、カスタマイズは後から

デザイナーが案件管理シートを作成する際、最初から多機能なフォーマットを目指すと、使い始めるまでに時間がかかり、運用が続かない原因になります。

重要なのは、最小限の構成で素早く始め、実務に合わせて柔軟に育てていくことです。

まずは、クライアント名・案件名・ステータス・納期・請求状況など、最低限の列だけで運用をスタートしましょう。数件の案件を管理するだけでも、スプレッドシートの便利さを実感できるはずです。

慣れてきたら、外注管理やタスク詳細、担当分けなどの列を追加していく形がおすすめです。

Googleスプレッドシートは列や書式の編集が容易なので、初期設計に時間をかけすぎる必要はありません。

小さく始めて、使いながら改善することが長続きのコツです。

よくある失敗例と続けるための工夫

案件管理をスプレッドシートで始めるデザイナーによくある失敗は、「複雑にしすぎること」と「更新が続かなくなること」です。

細かい機能を盛り込みすぎると入力が面倒になり、結局シートが使われなくなってしまうケースは少なくありません。

こうした失敗を防ぐためには、まず 「毎日少しでも触る習慣を作る」 ことが大切です。

例えば、作業開始前にその日の案件のステータスを確認・更新するだけでも効果があります。

また、列やシートの増やしすぎを避け、運用しながら必要な要素を追加していく方法が有効です。

さらに、色分けや条件付き書式など視覚的な工夫を取り入れることで、更新の負担を減らし、継続しやすい仕組みを作れます。

継続的な運用こそが、デザイナーにとって実用的な案件管理を定着させる鍵です。

案件管理の仕組み化で、制作に集中できる環境を

複数の案件を抱えるデザイナーにとって、最も大きな課題のひとつが「制作以外の業務」に時間を取られてしまうことです。

納期の管理、請求の整理、外注先との連絡、クライアントとのやり取り。

これらを頭の中や感覚で行っていると、制作時間が削られるだけでなく、ミスや遅延も起きやすくなります。

そこで有効なのが、案件管理をスプレッドシートなどで「仕組み化」することです。

進行状況・タスク・請求・外注情報を一元化すれば、作業の見える化と優先順位付けが容易になり、余計な確認作業が減ります。

結果的に、デザイナーが本来の制作業務に集中できる時間を確保でき、全体のクオリティと生産性を高めることができます。

管理の属人化を防ぎ、ミス・抜け漏れを減らす

案件管理を頭の中や個人のノートなどで行っていると、情報が属人化しやすくなります。

特に複数案件を並行するデザイナーの場合、納期の重複や請求漏れ、修正対応の抜けといったトラブルは起こりがちです。

Googleスプレッドシートを活用して案件管理を仕組み化すれば、進行状況や重要情報を誰でも確認できる形で整理できます。

納期や請求状況、外注の進捗といった情報が明示化されることで、チェックの手間や記憶への依存が減り、ミスの防止に直結します。

また、万が一担当者が変わっても、シートを見れば一目で状況を把握できるため、業務の引き継ぎもスムーズです。

属人化を防ぐことは、個人でもチームでも案件を安定的に進めるための重要なポイントです。

外注・ディレクションとの連携もスムーズに

デザイナーが複数案件を抱えるなかで、外注スタッフやディレクター、クライアントなど複数の関係者とやり取りを行うケースは少なくありません。

こうしたとき、案件管理が仕組み化されていないと、情報の行き違いや伝達ミスが発生しやすくなります。

Googleスプレッドシートの共有機能を使えば、進行中の案件をリアルタイムで関係者と共有可能です。

権限設定を行えば、クライアントは閲覧のみ、外注先は編集可といった柔軟な対応もできます。

進行状況・納期・タスクが一元管理されていることで、やり取りの回数が減り、全体のディレクションが格段にスムーズになります。

制作に集中しながら複数人と連携するには、「見える化された案件管理」が不可欠です。

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「案件管理を整えたいけれど、どこから手を付けていいか分からない」

そんなデザイナーや個人事業主の方に向けて、SURY WORKSでは スプレッドシートを活用した案件管理の設計・導入支援 を行っています。

現場のワークフローを丁寧にヒアリングし、進行管理・請求・外注連携を含めた実用的な管理シートを一緒に構築。

テンプレートを導入して終わりではなく、運用ルールの策定や習慣化の工夫まで伴走することで、実務に根付く仕組みづくりをサポートします。

複雑なツールやシステムを導入しなくても、デザイナーが使い慣れたスプレッドシートで十分な成果を出すことが可能です。まずは気軽にご相談ください。