テレアポ管理方法を徹底解説！スプレッドシートで業務を見える化

テレアポ管理とは？属人化しやすい業務のボトルネック

テレアポ管理とは、電話営業（テレマーケティング）の過程で得た情報やアプローチ状況を、組織的に記録・共有・分析する仕組みを指します。

テレアポは一人の担当者に依存しやすい業務であり、管理が曖昧だと「誰が」「いつ」「どこに」架電したかが見えなくなり、組織全体の成果にも影響します。

特に中小企業や小規模事業では、テレアポ管理の方法が紙やホワイトボード、担当者の記憶に頼っているケースも多く、情報が分散・属人化しやすい傾向があります。

こうした状態では、営業の引き継ぎや進捗の把握が困難になり、営業効率が下がる一方です。テレアポ管理は、単なる「記録作業」ではなく、営業活動を仕組み化し、成果を可視化するための重要な基盤といえます。

紙・ホワイトボード・LINE管理が招く混乱

テレアポ管理を紙やホワイトボード、LINEなどの非体系的な方法で行っている企業は少なくありません。担当者が個別にメモを取ったり、ホワイトボードに走り書きしたりする方法は、一見シンプルですが情報の正確性や共有性に大きな問題を抱えます。

例えば、LINEで顧客情報やアポ結果を共有しても、メッセージが流れてしまい後から検索・整理するのは困難です。

また、紙の管理表は更新が滞りやすく、複数人での同時閲覧・編集ができません。

その結果、アプローチ漏れや二重架電が発生し、顧客に不信感を与えるリスクもあります。テレアポ管理表やスプレッドシートなど、構造化された管理方法に移行することで、こうした混乱は大幅に減らせます。

数字が見えない・引き継げない小規模企業の共通課題

小規模企業や個人事業において、テレアポ管理が属人的になりやすい背景には「数字を見える化する仕組みの欠如」があります。

例えば、1日の架電数・接続率・アポ獲得率といった基本的な指標を管理表やスプレッドシートで記録していなければ、営業状況を客観的に把握することができません。

結果として、成果の良し悪しが「担当者の感覚」に依存し、改善点も見えにくくなります。

さらに、担当者の退職や異動の際に情報が残らず、引き継ぎがスムーズに行えないのも大きな課題です。

これは中小企業だけでなく、大手企業でもCRM未導入の部門に見られる典型的な問題です。テレアポ管理方法を標準化し、共有可能な管理表を整えることが、営業組織の土台づくりになります。

テレアポ管理の方法を整理しよう【3つの選択肢】

テレアポ管理方法には、大きく分けて「①紙・Excel」「②スプレッドシート」「③CRM・SFA」の3つ選択肢があります。

どの方法が適しているかは、企業の規模・人員数・営業の複雑さによって異なります。

小規模企業や個人事業では、いきなり高額なシステムを導入するよりも、現場に合わせたシンプルな管理表やスプレッドシートを活用する方が運用しやすいケースが多いです。

一方で、複数拠点やチーム単位で営業を行う場合は、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）などの導入も視野に入ります。

まずは、自社の現状を整理し、テレアポ管理に必要な「見える化」「共有」「分析」の3要素を満たす方法を選ぶことが重要です。

① 紙・Excelでの管理

もっとも基本的なテレアポ管理方法が、紙やExcelを使った管理です。

営業リストを紙で印刷し、通話内容を手書きで記録する方法は、長年続いてきた伝統的なスタイルです。

しかし、紙は更新や共有が難しく、管理が属人化しやすいという課題があります。一方、Excelを使えば項目の整理やフィルタリングなどは可能ですが、同時編集ができないため複数人での運用には不向きです。

さらに、社内でExcelファイルをメールやUSBで共有すると、最新版が分からなくなる「バージョン管理」の問題も発生します。テレアポ管理表をExcelで作る場合は、あくまで“個人または少人数”で運用する一時的な方法と割り切ることが大切です。

② スプレッドシートでの管理

Googleスプレッドシートなどのクラウドツールを活用したテレアポ管理は、小規模企業にとって非常に有効な方法です。

スプレッドシートはインターネット環境さえあればリアルタイムで複数人が同時に閲覧・更新でき、テレアポ管理表として柔軟にカスタマイズできます。

たとえば、案件ステータス・担当者・通話日時・結果・次回アクションといった項目を一元化することで、営業全体の進捗が「見える化」され、属人化を防ぐことが可能です。

さらに、スプレッドシートは無料で導入できるため、CRMなどのシステムに比べて初期コストが不要です。

テレアポ管理の方法として、まずはこのスプレッドシート型からスタートし、運用の型を作る企業も増えています。

③ CRM・SFAなどシステム導入

営業人数が多い企業や、複数拠点でのテレアポ業務を行っている場合は、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）の導入も検討に値します。

これらのシステムでは、顧客情報・架電履歴・進捗・成果指標などを統合的に管理できるため、大規模な営業組織でも抜け漏れを防ぎ、戦略的なテレアポ管理が可能になります。

ただし、初期設定やカスタマイズに時間とコストがかかる点は注意が必要です。

現場の運用体制が整っていない段階で導入すると「宝の持ち腐れ」になることもあるため、まずはExcelやスプレッドシートで運用ルールを固めてからシステム移行するのが現実的なステップといえます。

テレアポ管理表をスプレッドシートで作るメリット

テレアポ管理表をGoogleスプレッドシートで作成・運用することには、多くのメリットがあります。

特に中小企業や小規模事業では、Excelや紙と比べて情報共有のスピードや更新性、管理精度が格段に向上します。

テレアポ管理は一人の担当者に依存しやすい業務だからこそ、複数人がリアルタイムでアクセスでき、進捗や成果を見える化できる仕組みが重要です。

スプレッドシートを活用すれば、営業リスト・架電履歴・次回アクションなどを一元化し、属人化しやすいテレアポ管理を組織的に運用できます。

加えて、Googleアカウントさえあれば無料で始められるため、システム導入に比べてコスト負担も小さく、初期フェーズの企業にも最適です。

複数人でもリアルタイムで共有・更新できる

スプレッドシートを活用したテレアポ管理の大きな特徴は、複数人でリアルタイムに情報を共有・更新できる点です。

Excelでは複数担当者が同時に編集することが難しく、ファイルのやりとりで混乱が生じがちです。

一方、Googleスプレッドシートでは、インターネット環境さえあれば誰でも同時にアクセスでき、担当者ごとに進捗や対応状況を記録できます。

たとえば、営業担当が外出先でスマホからテレアポ結果を入力し、管理者がオフィスでその内容を即座に確認することも可能です。

さらに、権限設定を行えば閲覧・編集の範囲を柔軟に制御できるため、情報漏洩リスクを抑えながら安全な運用も実現できます。

営業チームが少人数であっても、このリアルタイム性があることで、テレアポ管理表を「全員が使えるツール」に変えられます。

進捗・成果を可視化しやすくなる

テレアポ管理では、「どれくらい架電したか」「何件接続したか」「アポが何件取れたか」といった進捗・成果の可視化が非常に重要です。

スプレッドシートでは、こうしたデータを項目ごとに整理し、COUNTIF関数やピボットテーブルなどを活用することで、日次・週次・月次の集計を簡単に行えます。

さらに、GoogleスプレッドシートはGoogleデータポータル（Looker Studio）との連携も可能で、グラフやダッシュボードを自動生成することで、営業活動の状況を経営者やマネージャーが一目で把握できる環境を構築できます。

テレアポ管理表を単なる記録表ではなく、数字に基づく意思決定ツールとして活用することで、営業改善の精度が飛躍的に高まります。

無料で導入でき、属人化を防げる

Googleスプレッドシートは無料で使えるため、テレアポ管理の仕組みを整える際の初期費用がほとんどかかりません。

CRMやSFAを導入する場合、初期設定や月額利用料が必要となりますが、スプレッドシートであればGoogleアカウントだけで即日スタート可能です。

また、管理項目や入力ルールをチーム内で統一すれば、誰が入力しても同じ形式でデータが蓄積され、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズになります。

属人化しやすいテレアポ業務において、無料で始められるスプレッドシートは「全員で共有できる管理表」として非常に有効な手段です。

まずはスプレッドシートでテレアポ管理方法を標準化し、組織的な営業体制の土台を築くことが成果向上の第一歩となります。

テレアポ管理表の基本構成

テレアポ管理表を効果的に活用するためには、情報を整理する「構成」が非常に重要です。

どれだけツールが優れていても、管理項目が煩雑だったり、入力ルールがバラバラだったりすると、結局は属人化や情報の欠落が起こってしまいます。

特に中小企業や小規模事業では、初めから完璧なテレアポ管理方法を目指すよりも、必要最低限の項目に絞って運用を始め、徐々に改善していくのが現実的です。

テレアポ管理表では、案件の進行状況・担当者・通話記録・次回アクションといった基本的な情報をしっかり押さえることで、営業全体の可視化と共有がスムーズになります。

スプレッドシートを使えば、こうした基本構成を柔軟に設計・調整することが可能です。

案件ステータス／担当者／通話記録／次回アクション

テレアポ管理表における基本構成の中心となるのが、案件ステータス・担当者・通話記録・次回アクションの4項目です。

• 案件ステータス：新規・接続済み・アポ獲得・失注など、状況を段階的に管理します。ステータスが明確であれば、どの案件に優先的に架電すべきかが一目で分かります。
• 担当者：誰がいつ対応したかを明記することで、引き継ぎ時の混乱を防ぎます。
• 通話記録：通話日時や結果、会話の要点などを記録し、後日のフォローに役立てます。
• 次回アクション：次にいつ・どんな対応をするのかを明確にし、営業機会の取りこぼしを防ぎます。

これらをスプレッドシート上で体系的に管理することで、テレアポ管理が「担当者の頭の中」から脱却し、チーム全体で共有できる仕組みに変わります。

必要最低限から始める設計のコツ

テレアポ管理表を作成する際は、いきなり多くの項目を盛り込むのではなく、まずは必要最低限の情報に絞ることが成功のコツです。

特に小規模企業では、複雑な管理表を導入しても、入力が追いつかず形骸化してしまうケースが少なくありません。

たとえば、最初は「企業名・電話番号・担当者・案件ステータス・通話日・次回アクション」の6項目程度から始め、運用を続けながら必要な項目を追加していく方法が有効です。

スプレッドシートであれば、列の追加・削除も簡単に行えるため、現場の実態に合わせて柔軟に設計を変更できます。

テレアポ管理 方法をシンプルに設計することで、入力の定着率が高まり、結果として管理の精度も上がります。

小規模企業に最適なスプレッドシート活用例

小規模企業においては、Googleスプレッドシートを活用したシンプルなテレアポ管理表が特に有効です。

たとえば、1枚のシートに営業リストと進捗をまとめ、ステータスに応じて色分けするだけでも、視覚的に状況を把握できます。

さらに、担当者ごとのフィルター機能を活用すれば、誰がどの案件を担当しているかも即座に確認可能です。

また、コメント機能を活用して通話の補足情報を残すことで、別ファイルや紙にメモを分散させる必要もありません。

こうした基本的な活用だけでも、属人化を防ぎ、営業の引き継ぎや進行管理が格段にスムーズになります。

無料で始められるスプレッドシートは、小規模企業にとって「ちょうどいい」テレアポ管理ツールといえるでしょう。

営業管理が苦手な企業ほど「仕組み化」が重要

テレアポ管理や営業管理がうまくいかない企業の多くは、ツールの有無以前に「運用の仕組み」が整っていないケースが大半です。

たとえ高機能なCRMやSFAを導入しても、使い方が定まっていなければ、現場に浸透せず形骸化してしまいます。

特に中小企業や小規模事業では、社長や少数の担当者に業務が集中しやすく、属人化しやすい環境があります。

そのため、テレアポ管理の方法をツール任せにするのではなく、情報をどう記録し、誰がどのように使うかという「仕組み化」を先に行うことが成果を左右します。

テレアポ管理表やスプレッドシートを使った簡易的な仕組みでも十分に効果が出ることが多く、ツール導入よりも先に設計・ルール化を行うことが重要です。

ツールだけ導入しても定着しない理由

営業管理ツールを導入したにもかかわらず、うまく活用できない企業は少なくありません。

原因の多くは、現場に即した運用ルールが整っていないことにあります。たとえば、テレアポ管理をCRM上で行おうとしても、「どの項目を必ず入力するのか」「どのタイミングで更新するのか」が明確でなければ、入力漏れや情報の分散が発生します。

また、ツールの操作が複雑すぎると、現場の営業担当者が日常業務に追われ、結局は紙やLINE、個人Excelなどに戻ってしまうことも珍しくありません。

ツールはあくまで仕組みを支える土台であり、万能ではありません。

テレアポ管理 方法を社内で標準化し、管理表やスプレッドシートで基本的な流れを定着させてからツールを導入する方が、結果的に運用が根付きやすくなります。

現場に合わせた設計・運用ルールの整備がカギ

営業管理を定着させるには、現場の業務実態に合わせた設計と運用ルールの整備が欠かせません。

特にテレアポ管理では、入力項目や更新フローを複雑にしすぎると、現場の負担が増え、形だけの管理になってしまいます。

たとえば、小規模企業では「ステータス更新は通話終了直後に」「次回アクションは必ず入力」など、シンプルかつ明確なルールを最初に設定することが有効です。

また、スプレッドシートを活用する場合は、セルの色分けやデータ入力規則を設定することで、視認性と入力の正確性を高めることができます。

テレアポ管理表を現場の声を反映して設計・改善し続けることで、ツールに依存しすぎない「運用力」のある営業体制を築くことが可能になります。

SURY WORKSが提供するテレアポ管理の仕組み化支援

SURY WORKSでは、単なるツール導入ではなく「テレアポ管理の仕組み化」を重視した実践的な支援を行っています。

中小企業や個人事業では、高額なシステムを導入しても定着せず、結局は紙や個人管理に戻ってしまうケースが少なくありません。

そこで、Googleスプレッドシートを活用したテレアポ管理表と業務フローの設計を組み合わせることで、初期費用を抑えながらもすぐに実践できる営業管理体制を構築します。

テレアポ管理の方法を企業ごとに最適化し、現場で自然に使い続けられる形に落とし込むことで、「数字が見える」仕組みを短期間で整備することが可能です。

Googleスプレッドシート×業務フロー設計で、即日スタート可能

SURY WORKSの最大の特徴は、Googleスプレッドシートと業務フロー設計を組み合わせることで、即日でテレアポ管理をスタートできる点にあります。

複雑なシステム導入や初期設定は不要で、既存の営業リストやヒアリング内容をもとに、御社専用のテレアポ管理表をスプレッドシート上で構築します。

案件ステータス・担当者・通話記録・次回アクションといった基本項目を標準化し、そこに日次・週次の集計や簡易ダッシュボードを組み込むことで、営業状況が一目で分かる環境を整備します。

Googleアカウントさえあれば無料で始められるため、初期投資を抑えつつ、営業管理の仕組みをスピーディーに導入できるのが強みです。

現場と一緒に設計するから、無理なく運用できる

テレアポ管理を定着させるためには、現場の実態に合った設計が欠かせません。

SURY WORKSでは、管理者だけでなく実際にテレアポを行う担当者の声を丁寧にヒアリングしながら、スプレッドシート上のテレアポ管理表を一緒に作り上げていきます。

「この項目は入力が煩雑ではないか」「更新のタイミングは現場の動きに合っているか」といった細部まで調整することで、現場が無理なく活用できる仕組みに仕上げます。

その結果、形式的な管理ではなく、日々の営業活動の中に自然とテレアポ管理が組み込まれ、入力や共有が定着しやすくなります。

少人数企業でも導入・定着まで伴走

SURY WORKSは、少人数の企業や一人で事業を回している個人事業主でも安心して導入できるよう、設計から運用定着まで伴走型で支援します。

初期構築後も、運用を進める中で出てくる「この項目を追加したい」「集計を見やすくしたい」といった改善要望に対応しながら、管理体制をブラッシュアップ。

属人化しやすいテレアポ管理を、スプレッドシートをベースにシンプルかつ堅実な仕組みに整えます。

営業管理に不慣れな企業でも、伴走サポートによって管理が定着しやすく、導入から成果が出るまでの時間を短縮できるのが特長です。

まとめ｜テレアポ管理は「仕組み」で劇的に変わる

テレアポ管理は、単なる記録や表作成ではなく、営業活動全体を効率化する「仕組みづくり」の要です。属人化しやすいテレアポ業務も、テレアポ管理表を整備し、共有・可視化のルールを整えることで、誰でも同じように進捗を把握・更新できる状態に変わります。特に中小企業や個人事業では、高額なツールを導入する前に、スプレッドシートを使ったシンプルな管理方法を確立するだけでも、営業の見える化と改善スピードは格段に向上します。テレアポ管理の方法を現場に合わせて仕組み化することが、継続的な成果を生む第一歩です。

まずはスプレッドシートから始めてみよう

テレアポ管理を改善するうえで、最初から複雑なシステムを導入する必要はありません。Googleスプレッドシートを活用すれば、無料かつ短期間で、誰でも扱いやすいテレアポ管理表を構築できます。案件ステータス・担当者・通話記録・次回アクションといった基本項目を整理するだけでも、進捗の可視化と情報共有の精度が大きく高まります。まずは最小限の構成で始め、実際の運用を通して改善を重ねていくことが重要です。小規模なチームであれば、シート1枚で十分な管理体制を整えられるケースも多くあります。スプレッドシートは、テレアポ管理の仕組み化を「今日から」始められる現実的な手段です。

業務設計・テンプレート導入はSURY WORKSへ

「スプレッドシートを使ってテレアポ管理を始めたいけれど、設計やテンプレート作成に時間がかけられない…」という企業には、SURY WORKSの導入支援がおすすめです。業務フローのヒアリングからテレアポ管理表の作成、運用ルールの設計、初期の伴走支援まで、一連の仕組み化を短期間で整えます。現場に合わせた実践的な設計で、ツールを導入するだけでは終わらない“使い続けられる管理体制”を構築します。まずはお気軽にお問い合わせください。