年商1,000万事業に最適！営業管理はスプレッドシートで一元化
なぜ今「営業管理×スプレッドシート」なのか
年商1,000万円前後の事業では、営業管理をExcelや記憶、LINEで“なんとなく”行っているケースが多く、案件や請求が増えると途端に限界が見えてきます。請求漏れや情報共有の遅れなど、属人的な管理が事業成長のボトルネックになることも少なくありません。
高価なシステムを導入しなくても、Google スプレッドシートを使えば、リアルタイム共有と自動集計で情報を一元管理できます。導入コストもほぼゼロで、小規模事業でもすぐ始められる現実的な方法です。
年商1,000万前後の事業主が直面する“管理の壁”
売上1,000万円前後に達すると、事業主の多くが「仕事はあるのに、なぜか余裕がない」「自分がいなくなると業務が止まる」という共通の壁に直面します。営業・受注・請求・入金といった一連の流れを一人の頭とExcelで抱えるには限界があり、進行中の案件が複数重なるとミスや抜け漏れが発生しやすくなります。特に、現場に出ている一人親方や、複数案件を同時進行している制作系フリーランスでは、「どこまでが完了していて、次に何をすべきか」が瞬時に把握できない状態が慢性化しがちです。
Excel管理の限界とスプレッドシートの強み
Excelは多くの事業主にとって馴染み深いツールですが、営業管理という視点ではいくつかの明確な限界があります。まず、ファイルがローカル保存されるため、複数人での同時編集やリアルタイム共有が難しく、更新漏れやバージョンの混在が発生しやすい点です。また、データが増えると関数や集計表のメンテナンスに時間がかかり、特定の人しか触れない“ブラックボックス化”が進みがちです。結果として、管理シートがあるにも関わらず、実際の運用が回っていない状況に陥ることも珍しくありません。
一方、Google スプレッドシートはクラウド上でリアルタイムに共同編集ができ、誰がどこを更新したかの履歴も自動で残ります。共有リンクを使えば、社内スタッフや外注パートナーともスムーズに情報を連携でき、属人的な管理からの脱却が可能です。また、フィルターやQUERY関数などを活用すれば、案件一覧・見積・請求・入金などを一元的に管理し、ダッシュボードで全体を見える化することも容易です。Excelから移行するだけで、管理の質が大きく変わるのです。
営業管理スプレッドシートで解決できる課題
営業管理が機能していないと、どれだけ良い商品やサービスを持っていても、案件対応や売上管理の“見えない損失”が積み重なっていきます。
Google スプレッドシートは複雑なシステムを導入せずとも、テンプレート設計と基本的な関数・フィルターを活用するだけで、必要な情報を即座に把握し、誰でも同じフォーマットで更新・確認できる仕組みを構築可能です。営業管理の課題を「属人的な感覚」から「見える化された仕組み」に変えることこそ、スプレッドシートの最大の強みです。
案件・見積・請求がバラバラになる問題
小規模事業では、営業管理が「案件はExcel」「見積はPDFとメール」「請求は会計ソフト」といったように、工程ごとにツールや管理方法がバラバラになっていることがよくあります。最初はそれでも回せますが、案件数が増えてくると「どこまで見積を出して、請求済みかどうか」が瞬時に分からず、確認のたびにメールやファイルを遡る手間が発生します。その結果、請求漏れ・二重請求・対応遅れといったミスが起こり、キャッシュフローにも悪影響を及ぼすことがあります。
属人管理から脱却し、誰でも見える化
営業管理が属人的だと、管理の仕方や情報の所在が特定の人にしかわからない状態になります。Excelファイルをローカルで管理していたり、代表や担当者の頭の中で案件が整理されているケースも多く、結果として「その人がいないと何も進まない」状況が生まれます。これは一人親方やフリーランスに限らず、法人化直後の小規模企業でもよくある課題です。属人管理は、業務効率の低下だけでなく、ミスや引き継ぎリスクを増やす大きな要因になります。
スプレッドシートを活用すれば、複数人でリアルタイムに同じ情報を確認・更新できるため、管理が特定の人に依存しません。アクセス権限を設定することで、スタッフや外注先にも必要な範囲で情報を共有でき、状況を「誰でも見える」状態に整えられます。属人化を解消し、情報を整理・標準化することは、事業の規模を問わず営業管理を機能させる第一歩です。
外注・スタッフとの情報共有もスムーズに
事業が拡大するにつれ、外注パートナーやアルバイトスタッフなど、社外・社内の複数メンバーと業務を進める機会が増えていきます。そのとき、情報共有の仕組みが整っていないと「誰がどこまで対応したか」が分からなくなり、ダブル対応や対応漏れが頻発します。メールや口頭連絡、チャットツールだけに頼る運用では、情報の粒度や更新タイミングが人によってバラつき、結果的に事業主が最終確認に追われる構造になりがちです。
Google スプレッドシートを中心に据えた営業管理では、共有リンクを活用して外注先にも必要な範囲だけ閲覧・更新権限を付与できます。リアルタイムで進行状況を可視化できるため、誰がどこまで進めたかが常に明確です。コメント機能や履歴機能を活用すれば、やりとりや修正履歴もシート内で完結できます。結果として、外注やスタッフとの連携コストが下がり、事業主が本来注力すべき業務に集中できる体制を整えられます。
営業管理シートの基本構成（テンプレート例）
営業管理をスプレッドシートで行う場合、最初に押さえるべきポイントは「シートの構成をシンプルに保ち、運用を続けやすい形にする」ことです。いきなり複雑な設計を目指すと、更新の手間やミスが増え、結局使われなくなるケースが少なくありません。重要なのは、日々の営業活動や請求業務を自然に“このシートを見れば分かる”状態に整えることです。
案件一覧／進行管理
営業管理シートの中心となるのが、案件情報と進行状況を整理する「案件一覧」です。ここには、顧客名・案件名・担当者・開始日・ステータス・次の対応内容など、案件の基本情報を一行ごとに記載します。案件ごとに「問い合わせ→見積中→受注→請求→完了」といった進行ステータスを明確にし、フィルターや条件付き書式を活用して一覧上で進行状況が一目で分かるようにするのがポイントです。
ダッシュボードで全体を俯瞰する
営業管理シートの完成度を高める要素が、全体を俯瞰できる「ダッシュボード」です。複数のシートに分かれた案件情報や金額データを集約し、グラフや集計表で可視化することで、経営的な判断や営業戦略を立てやすくなります。例えば、月別の請求・入金額を棒グラフで表示したり、ステータス別の案件数を自動集計した円グラフを用意すれば、「今、どこに案件が集中しているのか」「今月の売上見込みはいくらか」が直感的に把握できます。
Google スプレッドシートでは、ピボットテーブルやQUERY関数、グラフ機能を組み合わせるだけで簡易的なダッシュボードが作れます。経営者や代表がこのダッシュボードを見れば、日々の営業状況や売上見通しを数分で確認できるようになり、会議や進捗共有の時間も大幅に短縮可能です。日々の入力をもとに、全体を「見える」形にすることで、営業管理は単なる作業ではなく、意思決定の基盤になります。
ペルソナ別・活用イメージ
営業管理スプレッドシートは、業種や事業規模を問わず柔軟にカスタマイズできるのが大きな魅力です。特に年商1,000万円前後〜数千万円規模の事業では、使い方を少し工夫するだけで、属人的だった管理が一気に整理され、日々の業務負荷が大きく軽減されます。ここでは、SURY WORKSが想定する4タイプのペルソナをもとに、それぞれの活用イメージを紹介します。現場型の一人親方から、複数案件を抱えるフリーランス、小規模法人、そしてバックオフィス担当者まで、それぞれの業務スタイルに合わせた運用方法を想定することで、自社にフィットしたテンプレートのイメージを掴みやすくなります。
① 一人親方：現場でも使えるシンプル管理
一人で現場を回している事業主にとって、管理作業に割ける時間は限られています。営業管理シートは、複雑な設計にするよりも「現場からスマホで簡単に更新できること」が何より重要です。例えば、Google スプレッドシートをスマホのホーム画面に追加しておき、案件ごとにステータスや金額をワンタップで更新できるようにしておけば、事務所に戻らなくても進行管理や請求確認が可能になります。
テンプレートも、案件名・見積金額・請求日・入金日といった最小限の項目に絞ることで、入力のハードルを下げられます。現場での管理が煩雑になると運用が続かないため、「使いやすさ」「更新のしやすさ」を最優先に設計するのがポイントです。こうした仕組みを一度整えておくと、年商1,000万を超えて案件数が増えても、破綻しない管理体制を維持できます。
② フリーランス：複数案件を整理・統合
複数の案件を同時並行で進めるフリーランスは、案件ごとの進捗・見積・請求管理が煩雑になりやすい立場です。特に制作系では、クライアントの連絡手段や管理方法がバラバラになりがちで、「あの案件は今どこまで進んでたっけ？」と確認に時間を取られるケースが多く見られます。営業管理スプレッドシートを活用すれば、複数案件の情報を一つのフォーマットに集約し、全体の進行状況を一覧で把握できるようになります。
例えば、案件一覧でステータス管理を行い、見積・請求管理と連動させれば、「今月どの案件からいくら請求予定か」「入金が確認できていない案件はどれか」が瞬時に分かります。さらに、グラフやフィルター機能を活用すれば、案件の偏りや収益構造も可視化でき、営業戦略やスケジュール管理の精度が高まります。小規模ながらも複数案件を抱えるフリーランスにとって、シートは「頭の外部メモリ」として機能する存在です。
③ 小規模法人：チーム共有と集計を自動化
社員1〜2名規模の小規模法人では、代表や少人数のメンバーが営業・進行・請求までを兼任しているケースが多く、情報共有が曖昧になりやすいのが実情です。Excelファイルを共有フォルダで回すような運用では、更新漏れや複数バージョンの混在が起こり、結局「代表が最後に確認する」体制に戻ってしまいがちです。スプレッドシートを使えば、複数人が同時に編集できるため、リアルタイムで情報を共有でき、進捗のズレを最小限に抑えられます。
さらに、案件一覧と金額管理シートをピボットテーブルやQUERY関数で集計すれば、売上・請求・入金の月次集計を自動化できます。毎月の営業報告や会議資料を手作業で作成する必要がなくなり、チーム全体で共通の“管理基盤”を持てるのが大きなメリットです。ルールを定めて更新の運用を仕組み化すれば、属人化を防ぎながらスモールチームでも高い管理精度を実現できます。
④ 事務担当・若手スタッフ：誰でも扱える運用設計
バックオフィスや営業アシスタントが管理を担当する場合、シートの構造が複雑だと運用が破綻しやすくなります。前任者が作ったExcelをなんとなく引き継いでいるケースも多く、「どこをどう直せばいいか分からない」「壊したら怖い」と手を加えられないまま放置されている状況も珍しくありません。営業管理スプレッドシートでは、入力項目や更新ルールをシンプルに整理し、誰でも安心して操作できる状態をつくることが重要です。
例えば、入力欄にはあらかじめプルダウンを設定して記入ミスを防ぎ、必要な数式は別シートで管理することで、操作ミスによる破損リスクを減らせます。権限設定を使えば、閲覧と編集を分け、ミスが起きにくい運用体制を整えることも可能です。こうした設計を行うことで、事務担当や若手スタッフでも迷わず運用でき、組織全体の営業管理が安定します。
SURY WORKSが支援できること
営業管理スプレッドシートは「自分で作れば無料で始められる」点が魅力ですが、いざ実務に落とし込もうとすると、多くの人が途中でつまずきます。項目設計が曖昧なまま作り始めてしまったり、シートが複雑になりすぎて更新されなくなったり、チーム共有がうまく機能しなかったり…。結局、日々の現場にフィットした設計ができていないと、どんなツールも“形だけ”で終わってしまいます。
SURY WORKSでは、こうした課題を踏まえ、現状の業務内容や情報の流れを丁寧に整理した上で、実際の現場で「ちゃんと使える営業管理シート」を設計・構築するところまで伴走します。さらに、テンプレート設計後のダッシュボード構築や運用ルールの整備、ブランド発信との連携までを一貫して支援できるのが特徴です。
現状棚卸しからテンプレ設計まで伴走
営業管理の仕組み化で最も重要なのは、最初に「現状の棚卸し」をしっかり行うことです。SURY WORKSでは、ヒアリングを通じて実際の営業フローや情報管理の方法を細かく確認し、現場で何が起きているかを可視化するところからスタートします。案件の管理がどこで止まりやすいのか、見積・請求の連携がなぜ曖昧になっているのかなど、課題のボトルネックを明確にした上で、それに合わせたテンプレート設計を行います。
ダッシュボード・運用ルールの整備
営業管理シートは、作って終わりではなく「運用が回る状態」にすることが重要です。SURY WORKSでは、テンプレートの構築とあわせて、ダッシュボードの作成や更新ルールの策定までを一貫して行います。ピボットテーブルやQUERY関数、グラフ機能を活用し、案件数・請求金額・入金状況・月次売上などを自動集計・可視化。代表や担当者が数分で営業状況を把握できる状態を整えます。
まとめ：管理が整うと、売上と時間が生まれる
営業管理は「後回しになりやすい領域」ですが、仕組みを整えるだけで事業のパフォーマンスが大きく変わります。案件情報・見積・請求・入金といった営業の基本データを整理し、チーム全員が同じ情報を見られる状態をつくることで、ミスや確認作業が減り、売上機会の取りこぼしも防げます。属人的な感覚で管理していた頃と比べて、作業のムダや判断の遅れがなくなり、経営者自身の時間にも余白が生まれます。
また、営業管理が整うと「どこにボトルネックがあるのか」が明確になり、次の打ち手を考える余裕も出てきます。これは一人親方でも、フリーランスでも、小さなチームでも同じです。仕組みを整えることは、売上を増やすだけでなく、「経営に集中できる時間を取り戻す」ための投資でもあります。
まずは無料相談・テンプレ設計から始めよう
営業管理の仕組み化は、いきなり大掛かりなシステムを導入する必要はありません。まずは現状の課題を整理し、自社の業務に合ったシンプルなテンプレートをつくるところから始めるのが最も効果的です。SURY WORKSでは、ヒアリングを通じて営業・見積・請求・入金といった情報の流れを整理し、それを踏まえて現場で使えるスプレッドシートのテンプレートを一緒に設計します。
テンプレートを整えるだけでも、情報共有・進捗管理・請求漏れ防止といった効果をすぐに実感できます。「今の管理がなんとなく不安」「自分でシートを作ってみたけど使いにくい」といった方は、まずは一度ご相談ください。小さな改善からでも、営業管理は確実に事業の基盤を強くしていけます。
